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Le talent de savoir forecaster !

17/01/2012 Admin Talent Management

Quand pourras-tu me fournir ton livrable ? Quand le client nous enverra-t-il le bon de commande ? Combien de jour/homme doit-on prévoir pour ce développement informatique ? Quel sera le chiffre d’affaires du semestre prochain ? Quel est le risque de départ de Caroline Martin ?

Autant de questions posées tous les jours dans notre vie professionnelle. Pour autant, les réponses sont très difficiles à apporter pour une raison simple : elles nécessitent de prédire l’avenir ! Et ce qui rend l’exercice particulièrement délicat est que cet avenir ne dépend pas que de nous…. Cette prévision s’appelle un forecast. Et mon constat est que peu de gens sont à l’aise avec les forecast.

Lorsque l’on tape forecast dans google, la première page concerne essentiellement la météo !

Si l’on tapait forecast sur l’intranet d’une entreprise, on verrait surement s’afficher des documents commerciaux puisque la capacité à prévoir le chiffre d’affaires à venir est une compétence clé requise pour tout commercial.

En réalité, cette compétence est demandée à quasiment tous les collaborateurs de l’entreprise, de façon plus ou moins importante…. Dès lors qu’on fait appel à notre intuition, à notre expérience, à notre opinion, et que l’on ne s’appuie pas que sur des informations concrètes et tangibles qui conduisent de façon déterministe à une décision, il s’agit d’une prédiction.

Cette capacité à prédire ou forecaster est d’autant plus importante et difficile que l’environnement actuel comprend beaucoup de complexité et d’incertitude, il faut donc arriver à avancer dans le brouillard pour permettre à l’entreprise de rester performante. Voici quelques clés pour arriver à prendre parti sans trop se tromper :

• La catégorisation : Puisque la complexité ne peut se réduire (cf. Edgar Morin), il faut l’appréhender au mieux ! Il faut donc se bâtir une représentation de la réalité s’appuyant sur des classes ou catégories, et savoir quelle est la catégorie qui clignote à l’évocation d’une situation. Exemple : A la question « Quand penses-tu que le client prendra sa décision ? », la bonne réponse est : « Compte-tenu de ce que sais du client, de la nature du projet concerné, du nombre d’intervenants dans la décision, je pense que l’on est dans tel type de situation et que la décision sera prise autour de telle date ! ». Je vous renvoie à Eleanor Rosch pour approfondir cette méthode.
• La théorie du non choix : A la question « Quand penses-tu avoir terminé ? », la bonne réponse est souvent : « Pour quand te faut-il impérativement la réponse ? ». En effet, on a malheureusement souvent peu d’alternatives…. Il s’agit d’un inconvénient puisque cela nous met beaucoup de pression sur les épaules. En revanche, cela simplifie considérablement le forecast puisque la question – par exemple – est moins de prédire  de combien de temps nous avons besoin que de savoir de combien de temps nous disposons ! Beaucoup de demandes de forecast sont en fait des ordres déguisés en invitation ;)
• Le forecast « target » : L’une des meilleures façons de faire un bon forecast est de ne pas tenter de deviner le résultat que l’on obtiendra mais d’agir pour obtenir un résultat que l’on s’est fixé ! A la question « Quel est ton chiffre d’affaire cible ? », la bonne réponse ne sera pas « Je pense que les clients vont me commander pour tant d’euros » mais « Je vais faire en sorte d’obtenir tant d’euros de commande ! ». Cela ne fait aucune différence me direz-vous ? Je pense au contraire que la différence est énorme. D’un côté on tente de deviner ce que le client va faire, de l’autre on définit son objectif ! Concernant les estimations de temps, cela s’appelle le « timeboxing« , consistant à définir le temps que l’on s’accorde pour faire quelque chose plutôt que d’essayer de deviner combien de temps il nous faudra pour le faire…. C’est une autre forme du « principe de réalité ».
• L’approximation : Pour faire simple, il vaut mieux fournir à temps un forecast juste à 80% que de fournir un forecast juste à 99%… mais trop tard ! A bien y réfléchir, peu de gens sont prêts à faire le deuil des 20% de précision qui nous prendront 80% de notre temps. C’est pourtant l’une des clés essentielles à mettre en oeuvre, compte-tenu du fait que notre environnement évolue très rapidement et qu’à prendre trop de temps pour une prévision, celle-ci risque d’être fausse avant même qu’on ait eu le temps de l’énoncer
• Le forecast par l’absurde : L’une des méthodes les plus simples pour réaliser une prédiction est d’imaginer ce qui ne va pas arriver ! En éliminant les hypothèses improbables, on infère peu à peu ce qui risque finalement d’arriver….

Au risque de me répéter, je pense que l’une des clés qui n’en est pas vraiment une est d’oser ! Bien souvent, nos interlocuteurs ont une assez bonne idée de la situation qui risque très probablement de se produire, mais ils n’osent pas se prononcer car ils n’en sont pas certains ! Mais qui peut prétendre être certain de quoi que ce soit à l’heure actuelle…. Alors ne soyez pas timides et libérez votre talent de « forecaster » ;)